ChatGPT för företag med gemensamma regler för data.

Om personalen använder ChatGPT i privata konton vet ni inte vilken data som har lämnat företaget eller vilka svar som har hamnat hos kunderna. Att förbjuda verktyget tar bort tidsvinsten men sällan användningen. Det som hjälper är ett gemensamt arbetsutrymme, regler som får plats på en sida och en utbildning på riktiga uppgifter.

Vilken plan av ChatGPT för företag passar er?

OpenAI erbjuder i dag två planer för vanliga företag: ChatGPT Business, som tidigare hette Team, och ChatGPT Enterprise. Business betalas per användare och passar team som vill komma igång utan ett större avtal. Enterprise är för större organisationer som behöver mer av administration, säkerhet och avtal, bland annat möjligheten att välja var data lagras. Därutöver finns särskilda planer för skolor och vård. För ett mindre företag räcker ofta Business, men valet beror på hur många som ska använda verktyget och vilka krav era kunder ställer. Vi går igenom kraven och skriver ner skälen till rekommendationen.

Vad händer med er data?

Enligt OpenAI används data från ChatGPT Business och Enterprise inte för att träna modellerna som standard, och företaget äger sin data. Det framgår av OpenAI:s sida om data för företag. För privata konton i Free, Plus och Pro gäller andra regler: där kan innehållet användas för träning om användaren inte stänger av det i inställningarna. Därför är den första regeln att arbete görs i företagets arbetsutrymme och inte i privata konton. Den andra regeln gäller vad som aldrig klistras in, inte ens där, till exempel kunders personuppgifter som inte behövs för uppgiften. Inställningarna för delning, appar och kopplingar går vi igenom tillsammans med er administratör.

Vem administrerar arbetsutrymmet?

Arbetsutrymmet behöver en administratör hos er, inte hos oss. Administratören lägger till och tar bort användare, bestämmer vilka appar och kopplingar som får användas och ser till att den som slutar inte har kvar åtkomst. Vi går igenom inställningarna tillsammans med administratören och skriver ner varför varje val gjordes. Kontrollen efter införandet är att jämföra listan över användare med personallistan, så att inga konton finns kvar för personer som har slutat.

ChatGPT i arbetet: uppgifter som passar

ChatGPT i arbetet passar uppgifter där en människa kan bedöma svaret innan det används. Det kan vara att sammanfatta mötesanteckningar, skriva ett första utkast till ett mejl eller en offert, granska en text mot en checklista eller förklara ett kalkylblad. Det passar sämre när svaret används utan granskning, till exempel siffror som går direkt in i en rapport till en kund. En kontroll vi använder är att låta två medarbetare göra samma uppgift med samma instruktion och jämföra svaren. Skiljer de sig mycket behöver instruktionen skrivas om.

ChatGPT-utbildning på era egna uppgifter

ChatGPT-utbildning ger mest när deltagarna övar på det de faktiskt gör. Inför utbildningen samlar vi in några verkliga uppgifter från varje roll. Under utbildningen skriver deltagarna instruktioner för sina uppgifter, provar dem och ser var svaren blir fel. De instruktioner som fungerar sparas i arbetsutrymmet, så att kollegorna kan använda dem. Efter utbildningen får ni en förteckning över deltagarna, som kan ingå i ert underlag för AI-förordningens krav på AI-kunnighet. Hur det kravet ser ut beskriver vi under AI för företag.

När räcker inte ChatGPT?

ChatGPT räcker inte när samma uppgift ska göras många gånger i veckan i era system, med samma steg varje gång. Då är det bättre att bygga ett flöde med AI-automation eller en AI-agent med logg och godkännande. Ett tydligt tecken är att någon klistrar in varje ny förfrågan i ChatGPT och kopierar tillbaka svaret för hand. Arbetar ni redan i Microsoft 365 kan Copilot för företag vara ett alternativ.

Så kommer ni igång

Ett uppdrag börjar med ett första möte, som är kostnadsfritt och utan förbindelse. Därefter gör vi en kostnadsfri genomgång av hur ChatGPT används i dag, och ni får en offert med fast pris. Licenserna köps i ert namn direkt hos OpenAI. Varje användning följs upp i siffror, till exempel tiden en uppgift tar före och efter. Läs mer om AI och automation, om metoden och om priser, eller kontakta oss.