AI-automation som flyttar data mellan era system.

Det mesta som tar tid i ett mindre företag är inte svårt, bara upprepat. En förfrågan från sajten skrivs in i CRM:et, en bokning förs över till kalendern och en faktura läggs upp utifrån en tidrapport. Varje handgrepp tar några minuter, och det blir fel när någon har bråttom.

När lönar sig AI-automation?

AI-automation lönar sig när samma uppgift görs för hand flera gånger i veckan och följer samma steg varje gång. Kontrollen är att räkna: hur många gånger per vecka görs uppgiften, hur lång tid tar den och hur ofta blir det fel. En uppgift som tar fem minuter och görs tjugo gånger i veckan är värd att titta på. En uppgift som görs en gång i kvartalet är det sällan. Där innehållet behöver läsas och bedömas, som när en förfrågan ska sorteras efter vad kunden vill, lägger vi in ett AI-steg. När hela uppgiften kräver bedömning i flera steg passar en AI-agent bättre.

Vilka flöden börjar vi med?

Vi börjar med ett flöde som är avgränsat, körs ofta och har ett tydligt slut. Tre vanliga exempel är förfrågningar från sajten till CRM:et, bokningar från ett formulär till kalendern och underlag från tidrapporter till ekonomisystemet. Varje flöde börjar och slutar i system ni redan använder, så att ingen behöver lära sig ett nytt verktyg. När det första flödet är i drift och har visat vad det sparar väljer vi nästa utifrån samma karta.

Processautomation börjar med en karta

Processautomation börjar med att vi följer en uppgift från början till slut och skriver ner varje steg, varje system och varje handgrepp. Kartan visar ofta steg som ingen har tänkt på, till exempel att säljaren kopierar telefonnumret från mejlet till CRM:et och sedan till kalenderinbjudan. Varje steg får en ägare och en tid. Först när kartan är godkänd bestämmer vi vad som ska automatiseras, och ibland är svaret att ta bort ett steg i stället för att automatisera det.

Arbetsflödesautomation som säger till när något går fel

Arbetsflödesautomation som körs utan tillsyn måste kunna stoppa sig själv. Varje flöde vi bygger har en logg över varje körning och ett felflöde som meddelar den som äger flödet. I n8n går det att koppla ett eget felflöde till varje arbetsflöde, som startar när en körning misslyckas och skickar vidare vilket steg som gick fel. Före överlämningen framkallar vi fel med avsikt: ett formulär utan e-postadress, ett system som inte svarar, en dubblett. Flödet ska stoppa, meddela och inte skicka vidare halva uppgifter.

Var behövs en språkmodell i flödet?

En språkmodell behövs i de steg där innehåll måste tolkas, och bara där. Det kan vara att läsa ut namn, företag och ärende ur ett fritt skrivet mejl, eller att föreslå vilken kategori en förfrågan hör till. Resten av flödet följer fasta regler, eftersom regler är förutsägbara och lätta att felsöka. Kan modellen inte placera ett ärende i någon kategori går det till en människa. När flödet hanterar personuppgifter gäller dataskyddsförordningen, och vi dokumenterar vilka uppgifter som går till vilken leverantör. IMY beskriver vad som gäller enligt GDPR.

Vem äger flödena?

Ni äger flödena. De byggs i era egna konton och dokumenteras, så att ni eller någon annan kan ta över dem. Vi bygger ofta i n8n, som kan köras på en egen server så att data stannar hos er. Dokumentationen beskriver varje flöde, vilka system det läser från och skriver till, vilka behörigheter det har och vem som får meddelandet när något går fel. Tiden flödet sparar följs upp varje månad och jämförs med kartan från början.

Så kommer ni igång

Ett uppdrag börjar med ett första möte, som är kostnadsfritt och utan förbindelse. Därefter gör vi en kostnadsfri genomgång av flödet ni vill automatisera, och ni får en offert med fast pris. Det finns inga tolvmånadersavtal. Automation bygger på att data stämmer, så om siffrorna i era system inte går ihop börjar vi med webbanalysen. Läs mer om AI och automation, om AI för företag, om metoden och om priser, eller kontakta oss.